Gartner:企業組織需投入持續的IT成本優化
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08.28
Gartner:企業組織需投入持續的IT成本優化

國際研究暨顧問機構Gartner表示,目前許多企業組織於持續的IT成本優化工作上面臨諸多挑戰,因為經過多年努力推動降低成本策略後,優化的腳步依舊永無止境。

Gartner針對全球2,053位資訊長(CIO)進行調查,65%的受訪者表示,企業組織無法持續優化IT成本的主要障礙與心態有關(亦即整合所有資源在相同目標下同心合作的能力)。資訊長認為,若企業組織有正確的動力邁向同一目標,即可於節省成本上發揮更大的影響力。

Gartner研究總監Sanil Solanki表示:「企業組織推動優化方案時鮮少達成原訂目標,成本最終會回過頭來影響業務。資訊長應考慮在企業組織的成本優化策略中導入五大原則,為持續優化奠定基礎。這些原則是為了避免由策略性成本削減方案所產生的危機─短期來看似乎可以達到節省成本的效果,但長期而言反而可能影響業務。」

為持續優化IT成本並避免由策略性成本削減所造成的危機,資訊長應將以下五大原則導入成本優化方案中以確保業務持續成長:

透明度:益趨成熟的IT實務透明度為改善供需決策的先決條件,能夠讓企業適當優化並降低成本,同時保留對企業最重要的資產。IT業務服務須經由IT透明度與成本優化的業務加以定義與驗證方能產生,透過界定業務結果才能衡量透明化的成效。若欲達成此一目標,IT與業務部門必須就IT能為業務提供什麼,以及業務需要IT提供什麼這兩點達成明確共識。

透明化的額外好處包含改善需求管理、確認業務價值、有能力以執行業務的方式執行IT、較佳的 IT預測能力,而IT性能的整體行銷亦能夠有所提升。若無法達成透明化,企業關係人最害怕的夢魘往往都會成真。達成透明化後,IT部門能夠改變自己期望於業務上所扮演的角色,並展開不同的價值討論以於IT投入與服務的成本和利益之間取得平衡。

靈活度:在邁向持續優化的道路上,最重要的因素之一取決於企業組織能否根據內部目標與外在環境快速調整。IT成本優化的挑戰並不僅止於嘗試降低成本,而是在降低單位成本與IT採購彈性化之間取得平衡,讓企業在內部或外在因素產生變化時,有能力移除或增加資源/成本。

一個常見的問題即是當企業組織大幅降低成本後,卻發現成本多屬於固定成本,且已與廠商及服務商簽下長期合約。此時除非支付大筆違約金解約,否則企業組織無法進一步降低或移除成本,亦限制了企業組織持續擴充產能的能力。因此,具有彈性的IT採購方式能夠形成一個持續優化的良好平台。企業組織若能以靈活的反應做為優化的主要原則之一,即可於評估方案時排定優先順序,優先考慮能夠靈活運用的成本。一旦方案開始實施,重點便會移轉至需求管理—確保由IT引導業務走向,只進行絕對必要的採購,並提供IT採購各種選項,以便將業務導向一致且優化的路徑。

明確的究責:為使IT達到完全優化,供給與需求面皆須經過檢視。企業往往認為優化即是找出最好的方式供應IT需求。這可能會導致一種企業文化,認為IT只需回應業務需求,而不必採取主動,或者對需求有任何影響。為使IT能持續優化,領導者必須肩負起自身部門的未來成敗。領導者至少要參與業務,以管理IT所提供的產能、特色與功能。若IT部門的領導者能更準確預測IT需求,即可取得有利位置,以最優化的方式進行IT採購。讓業務更了解自身IT需求的策略之一,就是利用計費(chargeback)和回報(showback)的技巧。

流程簡化:就成本優化而言,簡化即減少複雜的程序以降低成本。IT系統原本就相當複雜,但若缺乏標準平台、業務流程不一致,再加上IT服務與服務水準定義不明,都可能會拉高IT成本。

除了複雜程序之外,確實還有其他因素會拉高IT成本(例如IT工作人員素質、領導階層素質與地理位置)。然而,複雜程序的確會帶來不必要的額外支出,且根據Gartner估計,相關額外支出最高可達單位成本的25%。這意味著在程序高度複雜的環境下,相同IT工作量的成本最多可能會比程序簡化的環境多出25%。

然而,絕不能為了達到簡化目標而犧牲業務價值。相反地,在IT成本優化方面較為成熟的企業會找出並消弭不必要的複雜程序。這些不必要的複雜程序多半出現在複雜程序對企業毫無加值貢獻的領域。

紀律:能夠就預定方案不斷進展並達到成果的企業會把成本優化視為一種紀律而非一次性或零星式的專案。紀律的原則不但能確保成本優化作業有負責人,且由上層領導(通常為CIO),亦將長期成本目標納入考量,甚至會追蹤並衡量進步的程度,而不是只坐等上級交辦目標。表現良好的組織通常會組成團隊,成員包括IT部門以外的專業人士,以確保優化解決方案將業務成果與限制都考慮進去,而不只考慮技術規格。

轉錄自http://www.bnext.com.tw/article/view/id/29079

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