十大規範,讓團隊內email溝通更有效率
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04.16
十大規範,讓團隊內email溝通更有效率

團隊需要合作、相互扶持,彼此了解且能進行有效溝通,才能讓團隊裡的每個人發揮所長。使用email看似簡單,卻是一門大學問。科技媒體The Next Web整理了以下10個規則,揭開email信件來往中不為人知的小撇步。

1. email是「選擇」,而非「必要」
答案是不一定,email的確很方便,可以寫內文、附加檔案,同時傳給很多人,可是並非每件事都要透過email做討論,如果問題很短或難以用文表達,Skype、打電話、面對面討論都會是更好的選擇,訊息傳遞要有效率,就要懂得選擇適當的溝通工具,email雖然方便,但非絕對,依訊息內容性質慎選方法。

2. 不要每件事都用email詢問
有時候工作發現問題,為了避免下次忘記立刻寄信給對方是很方便的方法,但這樣的信件溝通過於繁瑣、沒效率。試著統整問題和對象,待下次開會或談事情時可以一次問完;或是整理一段時間累積的問題,只要寄一封信就能迅速解決。

3. 思考對方喜歡收到哪一種email
寄出信件前,先試想或詢問對方喜歡收到什麼內容的信,答案可能千百種:有人喜歡一封信內文長、包含多個事項;有人偏好收到多封信,但每封信簡短、內容單一。寄出收件者的喜歡的信,讓信件交流更順利。

4. 內文要簡潔有力
讓信件言簡意賅,如果內文長到需要拉動螢幕閱讀,收件者可能因為忙碌直接選擇跳過不看,等有時間再看。每增加一句話,就減少對方閱讀的意願,如此一來,信件容易被忽略。保持內文的精簡度,讓收件者一目了然,以利信件往返的流暢度。

5. 別隨便用email夾帶檔案
email可以附加多個檔案,朋友之間可以分享有趣的照片、電子賀卡等等十分方便,但要注意儘量不要附加需要做討論、修改的資料。一個簡單的修改或意見詢問就必須寄出一封email,而對方也會多了一封email。另外使用email需要等待對方回覆意見,這也會花費不少時間。試著用其他雲端分享做共同檔案處理,像Google Drive、Dropbox都會是更方便、更有效率的選擇。

6. 避免個人情緒影響文字
心情不佳時,容易使用情緒性的字詞,不恰當的email內文也可能導致收件者閱讀後的情緒起伏。email為用來處理團隊事務、客觀冷靜討論的工具,當內文會讓收件者產生負面情緒,可能會影響文字。

7. 你不需要回覆每一封email
收到信件後先閱讀內容,如果是主管或成員提供相關資訊參考,重要的是自己真的看了這些資料,不需要特地回信告知:「我收到了」、「謝謝」。若是內容有問題提出,才需要仔細地回信,懂得挑選信件回信,別讓無意義的信件弄亂了大家的信箱。

8. 為什麼要加上副本收件人?
email除了收件者外也有副本收件人,但內文主題通常都是寫給收件者閱讀,那為何需要新增副本收件人?理由可以利用簡短一兩句話解釋,至少讓副本收件人知道自己為何收到這封email,以及是否需要回信。

9. 試著使用密件副本
密件副本(Bcc)是對收件者而言一項貼心的選擇,如果將收件者姓名加到密件副本,對方會和其他收件者一起收到這封email,但其他收件者不會看到這位收件者的姓名,如此可避免收到後續較無關的信件。如果有訊息想告知某人,對方又不需要知道其他的事情,你可以試著使用密件副本。

10. email並非萬能
許多人的一日之計在於檢查收件匣,或是寄出很多封email開啟一整天的工作模式。寫完email並寄出前,請先試著想一想:這些事情用email傳達處理是恰當的嗎?email是網路發達後被大量使用的工具,但在20年前並沒有這樣東西,人們依舊互相合作,將事業經營得有聲有色。使用email的目的、原因為何?是否有其他更好的溝通工具?多問自己一點,便會發現email只是眾多工具之一。

email是很方便的工具,但濫用或不會使用email的現象卻很普遍。人們往往過於依賴email,反而忽略了溝通的真諦。如何正確使用email?答案沒有對或錯,找到自己的小技巧,制定彼此之間的潛規則,才能發揮最大價值。

轉錄自http://www.bnext.com.tw/article/view/id/31817

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